Farmacie și gestiuni

Stocul e ținut pe loturi (lot, expirare, preț de achiziție) în gestiuni: farmacia centrală, aparatele de secție, depozitele. Scăderea din stoc se face FEFO: loturile care expiră primele se consumă primele; loturile expirate nu se eliberează.

Condici de eliberat

1. Tab-ul Condici de eliberat: condicile trimise de secții, neeliberate, ale episoadelor deschise; filtre pe gestiune și secție. Un utilizator limitat la secțiile lui (medic / asistent de secție) vede, aici și în istoric, doar condicile secțiilor lui; farmacia (dreptul „toate secțiile”) vede tot spitalul. Numărul de pe tab și antetul („N de eliberat”) arată totalul real al cozii; lista arată dintr-o dată primele 500, cele mai vechi întâi, iar peste acest prag apare „se afișează primele 500 din N” (restrângeți cu filtrele sau căutarea).
2. Deschide condica → pentru fiecare produs, cantitatea „Acum” (implicit tot ce mai e de eliberat) → Eliberează (FEFO). Stocul scade din loturile potrivite; eliberarea e pe pacient / episod (consum pe caz).
3. Eliberarea poate fi parțială; condica rămâne „Eliberată parțial” până la completare. Tipărește condica pentru semnături.
4. Condicile eliberate nu se anulează; ce se întoarce din secție (neadministrat, pacient externat, tratament oprit) intră printr-un document Retur din secție / pacient: pe condica eliberată (total sau parțial), butonul Retur în farmacie deschide documentul nou în „Documente de farmacie” cu condica aleasă (vezi mai jos). O diferență de inventar intră printr-o ajustare cu motiv.
5. Din asistent: „eliberează condica secției Cardiologie” / „condica lui Popescu Ion la farmacie” deschide coada filtrată pe secția sau pacientul spus, cu cea mai veche condică trimisă deschisă și cantitățile „Acum” puse; verificați și apăsați Eliberează (FEFO).

Condici rămase pe episoade închise. Pe un episod finalizat (externat) sau anulat condica nu se mai poate elibera („Episodul este închis”), așa că ea nu intră în coadă și nici în contoare (tab, Acasă, telefon, notificări). Dacă există, sub antetul cozii apare „În afara cozii: N condici trimise pe episoade închise (rămase din import)”. Stare → Rămase (episod închis) le listează (trimise și eliberate parțial, câte 50 pe pagină, cu filtrele de gestiune, secție și căutare); deschise, arată „Episodul este închis: condica nu se mai poate elibera”. Administratorul farmaciei (dreptul „Administrare farmacie”) scrie Motivul închiderii (cel puțin 5 caractere; propus: „Episod închis: condică rămasă din import, neeliberată”) → Închide cu motiv → Confirmă închiderea a N condici: se închid toate condicile rămase din filtrul ales; cele trimise devin „Anulată” cu motivul scris, cele eliberate parțial devin „Eliberată” (ce s-a eliberat rămâne pe pacient; motivul se trece în observații). Liniile rămase neeliberate ale unei astfel de condici nu apar ca eliberate: medicația din dosarul pacientului, rezumatul AI și indicatorul „Condici eliberate” citesc cantitatea eliberată pe fiecare linie. Fiecare închidere în bloc intră în jurnalul de audit (acțiunea farmacie.condici-ramase.inchidere: filtrul, motivul, numărul și numerele condicilor anulate / încheiate). Ciornele medicilor nu se ating aici; la pregătirea pilotului le închide corecția automată „Închide condicile neeliberate ale episoadelor închise” (Sistem).

Căutare, sortare și istoric. Câmpul Caută găsește condica după numele pacientului (cu sau fără diacritice: „Ștefan” = „ştefan” = „stefan”; prenumele și numele, în orice ordine), după numărul condicii, după numărul FO sau după „FO/an” (ex. 2609/2026). Căutarea și Sortarea (urgență, cele mai noi, pacient) se fac pe toate condicile filtrate, nu doar pe cele afișate. Alegând o stare (Draft, Trimise, Eliberate parțial, Eliberate, Anulate) se deschide istoricul (toate condicile stării, inclusiv cele ale episoadelor închise): „N rezultate”, cele mai noi întâi, câte 50 pe pagină, cu ‹ Înapoi / Înainte ›; pentru eliberate, eliberate parțial și anulate se alege și intervalul (implicit ultimele 7 zile). Orice schimbare de filtru, căutare sau sortare revine la prima pagină. Numărul de pe tab rămâne cel al cozii de eliberat.

Alertele de siguranță la eliberare

Panoul condicii arată alertele de siguranță ale liniilor: alergie, reactivitate încrucișată, interacțiuni cu medicația activă, doza maximă (Siguranța medicației). O alergie severă nedepășită de medic (de exemplu înregistrată după prescriere) oprește eliberarea cu un mesaj; medicul o depășește cu motiv din fișa episodului, apoi eliberarea merge. Celelalte alerte sunt informative. Tabelele de interacțiuni, grupe și doze maxime le întreține farmacistul-șef în Nomenclatoare → Siguranța medicației (dreptul siguranta.administrare), unde le și validează.

Stoc și loturi

• Stoc: pe gestiune, cantitatea și valoarea pe produs, prima expirare, alerta de stoc minim. Loturi arată loturile produsului; Ajustează (inventar, spargere) cere motiv și lasă mișcare în jurnal.
• Recepție: lot nou din factură / NIR (produs, lot, expirare, cantitate, preț, furnizor) → Înregistrează intrarea.
• Transfer / consum (fila cu același nume, panoul „Transfer între gestiuni / consum”): alegeți întâi Tipul mișcării: Transfer în altă gestiune (din farmacie către aparatul de secție; lotul se copiază în destinație, iar În gestiunea e obligatorie) sau Consum (fără pacient) (materiale, aparat; câmpul de destinație nu apare). Apoi Din gestiunea, Produs (caută în catalog și alege), Cantitate, Motiv și butonul, care își schimbă numele după tip: Transferă (FEFO) la transfer (loturile care expiră primele pleacă primele), Înregistrează consumul la consum. La schimbarea tipului sau a gestiunii sursă și după fiecare operație, destinația se golește, ca un consum să nu plece ca transfer cu destinația rămasă de la operația anterioară; serverul refuză oricum un consum trimis cu gestiune destinație.
• Expirări: loturile care expiră în 30 / 90 / 180 zile sau deja expirate, cu valoare.
• Mișcări: jurnalul complet (intrare, transfer, eliberare, consum, ajustare) pe interval / gestiune / tip.
• Consum secții: valoarea eliberărilor și consumurilor pe secție, pe interval.

Filele Stoc, Expirări, Mișcări și Consum secții au Export Excel și Tipărește: lista întreagă cu filtrele alese (gestiunea, căutarea, intervalul, tipul), cu totalul valoric și filtrele în antet; tipărirea deschide pagina cu antetul unității, semnăturile (gestionar / farmacist șef, la consum farmacist șef / director medical) și Descarcă PDF. La Mișcări intră cele mai recente 5.000 de mișcări din interval (peste plafon, o notă cere un interval mai scurt); valoarea se adună doar pe același tip: cu un tip ales, rândul de total, iar cu toate tipurile, un tabel cu subtotalurile pe tip.

Catalog și gestiuni

Produsele (cod, denumire, tip, substanță activă, UM, cod CNAS, stoc de alertă, Regim special: fără / Stupefiant / Psihotrop — stupefiantele și psihotropele intră în registrul de stupefiante și psihotrope; în lista catalogului ☠ = stupefiant, Ψ = psihotrop) și gestiunile (tip, secție) se administrează din tab-urile respective (drept de administrare farmacie). Aparatele de secție trebuie legate de secție ca să apară corect în consumul pe secții.

Tab-ul Catalog arată tot nomenclatorul de produse: antetul „N produse” e totalul real al filtrului (implicit doar produsele active; cu Și inactive, toate), lista e în ordinea denumirii, câte 50 pe pagină, cu ‹ Înapoi / Înainte ›. Caută găsește produsul după denumire sau substanța activă (cu sau fără diacritice), după începutul codului sau după codul CNAS exact, peste tot catalogul, nu doar pe pagina afișată. O căutare nouă sau bifa Și inactive revine la prima pagină; după salvarea unui produs lista rămâne pe pagina curentă (dacă pagina nu mai există, de exemplu după dezactivarea ultimului produs din vederea „doar active”, se deschide ultima pagină).

Datele farmacologice ale produsului

În formularul produsului din Catalog se completează și codul ATC, bifa Antibiotic, DDD-ul (OMS) și conținutul pe unitate cu unitatea lui (mg, g, mcg, UI): cât conține un flacon, o fiolă, un comprimat — sau un ml, la produsele ținute în ml (câmpul se numește atunci „Concentrație (pe ml)”: un flacon de 100 mg / 10 ml ținut în ml are 10, nu 100; ținut în flacoane are 100). Conținutul transformă dozele de chimioterapie (mg) în unități de stoc la administrarea cu scădere din stoc (Oncologie) și dă numărul de DDD-uri în registrul antibioticelor. Regimul special (stupefiant / psihotrop, ales în câmpul Regim special) și programul național al produsului se păstrează la salvare.

Necesar de aprovizionare

Tab-ul Necesar: pe gestiune, consumul din ultimele N zile (eliberări pe condici, consum fără pacient, transferuri către alte gestiuni), consumul mediu zilnic, câte zile acoperă stocul curent și cantitatea de comandat pentru acoperirea dorită (consum zilnic × zile − stoc; cel puțin până la pragul de alertă). Rândurile cu acoperire sub 7 zile sunt marcate roșu. Export Excel pentru referat / comandă către furnizor.

Propunere de comandă

Tab-ul Propunere comandă duce necesarul mai departe, până la comenzile către furnizori:

• Consumul e același ca la Necesar (eliberări, consum fără pacient, transferuri din gestiune), pe ultimele Consum pe ultimele (luni); consumul zilnic = consumul / zilele perioadei. Cu Ține seama de sezon bifat, dacă în aceeași perioadă de anul trecut (de azi până la sfârșitul acoperirii, cu un an în urmă) consumul zilnic a fost mai mare, se folosește acela (marcat „sezon”) — de exemplu antiviralele și antibioticele iarna. Gestiunea fără mișcări de acum un an nu are istoric de sezon.
• Furnizorul propus e cel al ultimei recepții (factură, aviz) a produsului, întâi în gestiunea aleasă, apoi în oricare; fără recepții, cel al ultimei comenzi. Termenul de livrare vine din fișa furnizorului (Financiar → Furnizori → „Termen de livrare (zile)”); cu * e termenul implicit din setări.
• De comandat = ⌈consum zilnic × (termen + Acoperire după livrare (zile)) + stoc minim (stocul de alertă din catalog) − stoc − cantitatea deja comandată și nerecepționată⌉, cel puțin 0. Comenzile deschise sau recepționate parțial (Documente → Comenzi / contracte) intră cu ce a rămas de recepționat. Un stoc negativ în evidență se socotește 0 (marcat „stoc negativ”). Un produs fără consum se comandă doar până la stocul minim.
• Rândurile roșii se termină înainte să sosească o comandă dată azi (stocul și ce e pe drum nu acoperă termenul de livrare); cele galbene au cantitate de comandat.

Revedeți pe fiecare linie furnizorul (din listă sau scris) și cantitatea (0 = nu se comandă), apoi Creează comenzile: se face câte o comandă Deschisă pentru fiecare furnizor, cu prețul ultimei recepții, în Documente de farmacie → Comenzi / contracte, de unde se tipărește și se recepționează ca orice comandă. Comenzile le creează cine are dreptul de operare în farmacie. Recalculează reface propunerea (și după crearea comenzilor, cu cantitățile acum „În comandă”). Export Excel / Tipărește dau propunerea cu cantitățile revăzute. Valorile implicite (luni, acoperire, sezon, termenul implicit) sunt în Sistem → Clinic și paraclinic → „Farmacie: aprovizionare și medicamente critice”.

Medicamente critice

În Catalog, bifa Critic marchează medicamentele fără de care secțiile nu pot lucra (adrenalină, antidoturi, insulină …; în lista catalogului apar cu eticheta „critic”). Pentru fiecare gestiune de farmacie, Nexus calculează câte zile mai ajunge stocul (loturile neblocate) la consumul curent (media ieșirilor din ultimele 30 de zile): când ajunge sub prag (implicit 7 zile) sau s-a epuizat, tab-ul Stoc arată sus lista „Medicamente critice sub N zile de stoc”, de exemplu „mai ajunge 3 zile”, și clopoțelul primește o alertă urgentă care deschide pagina pe Stoc. Un medicament care n-a fost niciodată în gestiune nu intră în alertă acolo; unul fără consum recent intră doar când stocul s-a terminat.

Setările (Sistem → Clinic și paraclinic → „Farmacie: aprovizionare și medicamente critice”): pragul în zile, zilele din care se ia consumul și cine primește alerta în clopoțel — farmacia (dreptul de operare în farmacie), farmacia și managementul (cine vede indicatorii de management) sau nimeni (doar lista din Stoc).

Export stocuri CNAS

Tab-ul Export CNAS: raportarea lunară a stocurilor farmaciei cu circuit închis — pe medicament cu cod CNAS: stoc inițial, intrări, ieșiri, stoc final, preț mediu, valoare, pentru intervalul ales (implicit luna curentă; buton „Luna trecută”). Produsele fără cod CNAS apar tăiate și nu intră în fișier. Fișierul CSV (separator „;”) include codul unității SIUI din setări.

Documente de farmacie

Pagina Documente de farmacie (/farmacie-documente) ține documentele de gestiune, pe file:

• Documente: recepții (factură de la furnizor → NIR, donație, sponsorizare, aviz, inițializare stocuri), încărcarea aparatului, transfer (bon de transfer), retur la furnizor, retur din secție / pacient. Un document e întâi ciornă, apoi se înregistrează (abia atunci mișcă stocul) sau se anulează; filtre pe tip, stare, gestiune și interval, Document nou.
• Comenzi / contracte: comenzile de aprovizionare, reconciliate cu recepțiile (detaliile mai jos, la „Recepție NIR completă”).
• Retur din secție / pacient (tip de document în Document nou, sau din condică cu Retur în farmacie): se caută condica eliberată (număr, pacient sau FO), apoi, pe fiecare linie, se vede cât s-a eliberat, cât s-a returnat deja și cât se mai poate returna, cu loturile eliberării; se completează cantitatea returnată și motivul returului (obligatoriu). Returul intră în gestiunea care a eliberat condica, pe loturile din care s-a eliberat, la prețul eliberării; cantitatea nu poate depăși „eliberat minus returnat” (verificat la salvare și din nou la înregistrare).
• Din asistent: „fă recepția facturii 1234 de la Medimfarm din 20 octombrie” deschide Document nou de tipul Factură furnizor (NIR) cu furnizorul (din lista furnizorilor), numărul și data facturii; „transferă 10 cutii de paracetamol din farmacie la Cardiologie” deschide Bon de transfer cu gestiunile, produsul și cantitatea. Liniile le adăugați cu Adaugă linia, iar documentul îl faceți cu Salvează ciornă / Salvează și înregistrează.
• Retururi (OPIS): lista retururilor din interval (din secție / pacient și la furnizor), cu valoare și motiv; Export Excel.
• Inventar: inventarul pe gestiune, cu corecțiile +/- la înregistrare. În panoul „Inventar nou” alegi Gestiune, Data, Comisie (numele, separate prin virgulă), Observații și apeși Generează lista de inventariere (lista se face din stocul scriptic curent). Pe inventarul deschis: introduci fapticul pe linii → Salvează fapticul; bifa Liniile nenumărate = scriptic; Validează (diferențele devin ajustări cu motiv „Inventar nr…”); Regenerează lista; Anulează. Lista de inventariere are o linie pe lot fizic: același produs, aceeași serie de lot (fără diferențe de spații sau majuscule), aceeași expirare și același preț. Când lotul a intrat în gestiune de mai multe ori (recepții repetate ale aceleiași serii, transfer dus-întors, retururi), scripticul liniei e suma lor și se numără o singură dată. Loturile cu aceeași serie dar alt preț sau altă expirare rămân linii separate (prețul și expirarea apar pe linie). La validare, plusul se adaugă pe prima înregistrare a lotului, iar lipsa se scade întâi din ea, apoi din celelalte; dacă stocul lotului s-a schimbat după generare, validarea cere regenerarea listei.
• Perioade de gestiune: închiderea și redeschiderea lunii.
• Corecții de lot: data de expirare, blocarea / deblocarea și sursa unui lot.
• Fișa de magazie și Balanța de stoc (pe surse de finanțare).

Export Excel și Tipărește pe documentele de gestiune: lista de inventariere a inventarului deschis (pe lot, cu stoc faptic, scriptic, diferențe plus / minus, preț, valoare contabilă / de inventar; fapticul salvat, gol pe liniile nenumărate — lista de numărare — și semnăturile fiecărui membru al comisiei, ale gestionarului și contabilului șef), fișa de magazie afișată (sold inițial, fiecare mișcare cu documentul, intrări, ieșiri, stoc, sold final; semnează gestionarul și contabilul), balanța de stoc afișată (cu totalurile și sursele de finanțare), comanda de aprovizionare deschisă (de semnat și trimis furnizorului) și lista comenzilor.

Pagina e în meniu la Paraclinic și suport (Farmacie: documente) și se deschide cu dreptul farmacie.vizualizare (la fel NIR-ul tipărit, /print/nir/…, cu „Înapoi la documente”). Operațiile cer dreptul de operare farmacie.

Documentele cu parteneri externi (seria PT: transfer, împrumut, retur, restituire) apar și aici, dar se fac din Transfer către parteneri (vezi ghidul). Prelungirea valabilității unui lot după avizul producătorului, cu document și pe toate gestiunile, e la Prelungirea valabilității. Corecția de lot de aici rămâne pentru corecturi simple. Preparatele și diluțiile sunt la Elaborări.

Recepție NIR completă (comisie, articol bugetar, sursă, OSMR, comandă)

Pe documentul de recepție (fila Documente din „Documente de farmacie”), tipurile de intrare (factură furnizor, donație, sponsorizare, aviz, inițializare stocuri) acceptă, pe fiecare linie:

• Articol bugetar (clasificația bugetară, ex. 20.04.01 Medicamente) — nomenclator seedat, administrabil.
• Sursă de finanțare ca nomenclator selectabil (buget de stat, FNUASS, venituri proprii, donații, programe naționale); la înregistrare, codul sursei se transmite pe lot (înlocuiește textul liber) și intră în balanța pe surse.
• Cod CNAS pe linie (implicit preluat din produs dacă e lăsat gol).
• Excepție OSMR (preț peste prețul maximal), bifă pe linie.

Comisia de recepție: cât documentul e ciornă, se adaugă membri (utilizatori) cu rol (președinte / membru / gestionar) și ordine; comisia semnează NIR-ul tipărit. După înregistrare nu se mai modifică.

Nota de recepție (NIR) imprimabilă: din panoul documentului înregistrat, butonul Tipărește NIR deschide nota cu antetul unității, liniile (cu articol bugetar, cod CNAS, OSMR) și locurile de semnătură ale comisiei.

Comenzi / contracte: fila Comenzi / contracte ține comenzile de aprovizionare (furnizor, contract, linii cu produs și cantitate). O recepție se poate lega de o comandă; la înregistrare, sistemul reconciliază cantitățile comandate cu cele recepționate (pe produs) și trece comanda în „recepționată parțial” / „recepționată”.

Inițializare stocuri: tipul de document „Inițializare stocuri” (serie proprie INIT) încarcă soldurile de deschidere fără furnizor, creând loturile inițiale.

Discount pe linia de recepție: pe liniile de intrare (NIR / factură) se pot completa prețul de catalog (înainte de discount) și discountul în procente (echivalentul PriceNoDiscount + Discount din Hipocrate). Prețul unitar cu care intră lotul în stoc este cel net (catalog × (1 − discount%)); documentul arată și valoarea discountului pe linie. Dacă nu se dă preț de catalog, prețul unitar rămâne cel introdus (fără discount).

Coduri de bare (scanare)

Catalogul de coduri (EAN / Data Matrix) atașate unui produs și, opțional, unui lot (echivalentul G_Stock_Barcode). Un produs poate avea mai multe coduri (ambalaje diferite); un cod e unic în sistem. Codurile se adaugă, se dezactivează și se șterg în pagina Farmacie: coduri de bare (/farmacie-coduri-bare), iar căutarea rapidă e la Scanare cod.

La eliberare / recepție, codul scanat se caută (/api/farmacie/coduri-bare/cauta) și întoarce produsul, lotul (dacă e legat) și stocul curent al produsului în gestiunea aleasă — pentru completarea rapidă a liniei. Codurile se pot dezactiva (rămân în evidență) sau șterge. Drept: vizualizare cu farmacie.vizualizare, administrare cu farmacie.administrare.

Fila Scanare cod din pagina Farmacie oferă căutarea rapidă: alegi gestiunea, scanezi (sau scrii) codul și apeși Enter; sistemul afișează produsul, unitatea de măsură, lotul și data de expirare (dacă e legat) și stocul curent în gestiunea aleasă.